Comment profiter pleinement de ses vacances quand on est manager ?

Jessica est la manager du service client dont le rôle est de réceptionner les commandes, de les transformer en planning de production et de s’occuper des livraisons.

Mardi 2 Aout 2022 à 14h, Jessica est confortablement installée au bord de la piscine pour un moment de repos car elle est en vacances depuis le vendredi de la semaine passée. Elle est arrivée samedi en fin de journée et elle entend bien profiter de ce petit coin de paradis verdoyant et calme. Que demander de plus que ces jolis paysages de montagne, le calme, le cadre verdoyant, une douce température, la piscine et bien sûr son compagnon.

C’est un coup de téléphone qui vient interrompre sa détente, ou plutôt c’est des appels coup sur coup qui finissent par la convaincre qu’il se passe quelque chose d’urgent.

C’est le travail qui la rattrape dans cet endroit plaisant. Un incident machine va considérablement réduire la production. Cela signifie qu’il faut sélectionner les clients qui doivent être servis en priorité, réorganiser le planning de production en conséquence …

Bref pendant presque une semaine, Jessica doit partager son temps entre ses vacances et son boulot. Pas drôle et son compagnon n’apprécie pas vraiment.

Face à ce bouleversement, elle se dit qu’à la rentrée elle mettra en place des actions pour qu’elle puisse profiter pleinement de ses vacances et cela d’autant plus qu’elle a en projet de prendre 2 mois de congés pour un voyage en Australie.

Les réflexions post vacances

De retour au travail, Jessica n’a pas le temps de mener la réflexion qu’elle s’était promise car il faut terminer de régler les conséquences du problème de production, traiter les mails en retard et fonctionner en mode vacances encore quelques semaines.

Ensuite vient l’exercice du budget et cela l’occupe encore quelques semaines.

Mais courant Octobre, elle prend le temps de répondre à des questions comme: quel est mon rôle ? A quoi je veux servir ? Y-t-il des choses auxquelles je m’accroche car cela justifie que je sois là ?

Elle se pose aussi des questions à propos de ce qui s’est passé durant ses vacances notamment cette question : qu’est-ce qui manquait pour que les personnes présentes puissent faire le nécessaire par elles-mêmes ?

Les réponses à cette question sont multiples et cela inclut des connaissances sur les clients et l’urgence de leurs commandes, des habitudes de réflexion des personnes de l’équipe pour gérer ce genre de soucis, des liens entre les personnes de son service et les autres services de l’entreprise et de la structure pour que tout ne soit pas à réinventer à chaque fois.

En examinant ses réponses, Jessica se dit qu’elle a de quoi faire pour préparer l’été 2023 !

Les actions

La 1^ère action de Jessica est d’échanger avec son équipe pour leur exposer son idée et entendre leurs réactions. Elle leur parle de son rêve de pouvoir partir pendant 2 mois, de déconnecter complétement et que le service fonctionne bien … et sans elle !

Les réactions sont nombreuses et mettent en évidence à la fois les envies et les réticences. Elles sont constructives et permettent de mettre la priorité sur le partage de connaissances des clients et sur la façon d’aborder les problèmes en cas de perturbations dans la production.

Suite à cela, Jessica passe plus de temps avec quelques personnes du service pour traiter les écarts. Là où elle travaillait seule, elle essaie, quand c’est possible, d’impliquer 3 autres personnes sur la réflexion sur comment faire et le déploiement des actions. Puis sur la structuration de ces informations pour que cela puisse être utilisé par les uns et les autres en fonction des besoins.

Pour progresser, Jessica instaure des jours où elle est n’est joignable qu’en cas d’extrême nécessité et à chacun de « ces retours », elle organise un point pour répondre toujours à cette même question : qu’est-ce qui manquait pour que les personnes présentes puissent faire le nécessaire par elles-mêmes ?

Au fur et à mesure de l’année, elle provoque des « absences » de 2, 3 jours et même une semaine complète avant l’été 2023. Certaines expériences permettent d’affiner encore les conditions optimales de fonctionnement du service car les problèmes se suivent et ne se ressemblent pas !

Avec le recul, Jessica se dit que cela a été vraiment une année extraordinaire qui lui a permis de comprendre et d’agir sur ce qui est vraiment important pour elle. Important pour elle tout en étant bon pour son équipe et l’entreprise !

L’été 2023

C’est avec un peu d’appréhension que Jessica part en vacances. Elle espère que cette fois elle pourra en profiter pleinement et puis elle compte un peu là-dessus pour montrer à son compagnon qu’elle a fait ce qu’il fallait.

Mardi 1^er Août : rien ! Vendredi 4 Août : toujours pas d’appel, de mail, de sms.

Une semaine passe et tout semble ok.

Une petite point d’angoisse le Mercredi 9 Août quand elle reçoit un message de Thomas, une personne d l’équipe !

Mais tout va bien. Thomas et l’équipe ont juste voulu créer un peu de tension chez Jessica… et annoncer que l’équipe gérait, qu’ils avaient bon espoir de ne pas laisser de mauvaises surprises au retour de leur manager !

Ce message fait sourire Jessica et elle se prend à penser de façon concrète à ce voyage de 2 mois en Australie.  

Conclusion

Lorsque toute l’équipe est rentrée, Jessica organise un moment ensemble pour faire le point sur tout ce qui a été fait depuis une année et chacun peut exprimer comment il a vécu l’expérience. Des doutes sont exprimés, des attentes de reconnaissance salariale aussi mais ce qui domine est un sentiment de fierté d’avoir su s’organiser pour maintenir le niveau de qualité du travail tout en rendant cela intéressant pour l’équipe.

Hormis le fait de pouvoir profiter de ses vacances, la démarche entreprise a permis à Jessica de mener la réflexion sur son rôle  et comme cela a été discuté avec l’équipe, elle est maintenant débarrassée de toutes ses craintes concernant sa légitimité, son rôle.  

Et par ricochet, cela a affecté une bonne partie de l’équipe et les tensions entre les personnes sur qui fait quoi ont simplement disparues.